■概要

日々の営業活動でGmailに届く問い合わせやリード情報を、手作業でCRMツールのCloseへ転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、特定のラベルが付いたGmailのメール受信をきっかけに、AIが情報を抽出し、Closeに新しいリードとコンタクトを自動で作成します。GmailとCloseの連携を自動化し、手作業による非効率を解消しましょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受けた問い合わせを、手動でCloseに入力している営業担当者の方
• Closeへのデータ入力漏れや遅延を防ぎ、情報管理を徹底したいチームリーダーの方
• GmailとClose間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailのメール受信をトリガーにCloseへ情報が自動登録されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文から必要な情報を抽出します
4. 次に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、前段で抽出した情報をもとに新しいリードを作成します
5. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Contact」アクションを設定し、新しいコンタクト情報を作成・登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに付与するラベルを任意で設定してください
• AI機能の設定では、トリガーで取得したメール本文などから、抽出したいテキスト項目を自由に指定できます
• Closeへのデータ作成アクションでは、前段のオペレーションで取得した値を引用し、Closeの任意のフィールドに情報を登録することが可能です

■注意事項

• Gmail、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。