Google Chatで特定のメッセージが投稿されたらAKASHIで打刻する

■概要

Google Chatで出退勤の連絡をした後、勤怠管理システムのAKASHIを開いて打刻するという二重の作業に手間を感じていませんか？
連絡はしたものの打刻を忘れてしまい、後から修正するといった事態が発生することもあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Google Chatに特定のメッセージを投稿するだけでAKASHIへの打刻が自動で完了するため、こうした課題を解消し、勤怠管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Chatで勤怠連絡を行い、AKASHIで打刻している全従業員の方
• 従業員の打刻忘れや手作業による管理に課題を感じている勤怠管理者の方
• 勤怠管理プロセスを自動化し、社内の業務効率化を推進したい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Chatへの連絡とAKASHIでの打刻という二重作業が不要になり、勤怠管理にかかる時間を短縮することができます。
• 特定のメッセージ投稿をトリガーに自動で打刻されるため、打刻忘れや入力間違いなどのヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google ChatとAKASHIをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Chatを選択し、「スペースにメッセージが送信されたら」アクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のキーワードを含むメッセージの場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 続けて、オペレーションで「Yoomデータベースの連携」を設定し、投稿者の情報をもとに、あらかじめ登録しておいた従業員情報を取得します。
5. 最後に、オペレーションでAKASHIを選択し、「従業員の打刻処理を実施」アクションを設定して、取得した情報をもとに打刻を実行します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、打刻のトリガーとしたいメッセージのキーワード（例：「出社」、「退勤」など）を任意に設定してください。
• Yoomデータベースからレコードを取得する際、Google Chatの投稿者情報と紐づくレコードを正しく取得するための条件を任意に設定してください。
• AKASHIで打刻処理を行う際、ご自身のAPIトークンや企業IDを設定し、打刻種別や打刻日時を任意に指定してください。

■注意事項

• Google Chat、AKASHIのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。