kintoneからレコード情報を使ってOutlookでメールを送信し、その送信履歴を記録する

■概要

kintoneで顧客管理を行っているものの、メール連絡の際はOutlookを開いて宛先や本文を都度手作業で作成し、送信後にkintoneへ対応履歴を手入力する、といった作業に手間を感じていませんか？このワークフローは、kintoneのレコード画面からワンクリックでOutlookのメール送信を実行し送信履歴を自動でkintoneに記録します。面倒な転記作業や記録漏れといった課題を解消し、スムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneの顧客情報をもとに、Outlookで定期的にメールを送信している方
• 手作業でのメール作成や送信履歴の記録に、時間や手間を感じている方
• kintoneとOutlook間の情報転記ミスをなくし、業務を正確に進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• kintoneの画面から直接操作できるため、アプリを切り替える手間や転記作業の時間を短縮し、本来の業務に集中できます。
• 手作業による宛先や内容の転記ミス、kintoneへの対応履歴の記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、kintoneのレコード画面でフローボットを起動できるように設定します。
3. オペレーションで、kintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、表示しているレコードの情報を取得します。
4. 続けて、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレコードのメールアドレス宛にメールを送信します。
5. 最後に、kintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、送信が完了した旨の履歴を元のレコードに記録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先メールアドレスのほか、件名や本文にkintoneから取得した会社名や担当者名などを動的な値として埋め込むことが可能です。
• kintoneの「レコードを更新する」アクションでは、対応履歴を記録するフィールドや、「対応済み」などのステータス更新といった内容を任意で設定できます。

■注意事項

• kintone、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。

　https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921