フォームで送信された書類をBoxに格納し、クラウドサインで送信する

■概要

Webフォームから受け取った申込書や契約書を手作業でBoxに保存し、さらにクラウドサインで送信する作業は手間がかかる上に、送信ミスなどの懸念も伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでBoxへのファイル格納からクラウドサインでの書類送信までの一連のプロセスが自動で完結するため、こうした定型業務の負担を解消し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取った書類の管理や送信作業に手間を感じている総務・法務担当
• Boxとクラウドサインを連携させ、書類関連の業務フローを効率化したい方
• 手作業によるファイルの格納ミスや送信漏れなどのヒューマンエラーを防止したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をトリガーにBoxへの格納、クラウドサインでの送信までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイルのアップロードミスや宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとクラウドサインをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、フォームで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードします。
4. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定します。
5. 次に、クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションを設定し、前のステップでBoxにアップロードしたファイルを添付します。
6. さらに、クラウドサインの「宛先の追加」アクションで、フォームで取得した宛先情報を設定します。
7. 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、書類を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、氏名やメールアドレス、添付ファイルなど、業務に必要な項目を任意で設定してください。
• Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名に固定値を入れたり、フォームで取得した値を変数として埋め込むことが可能です。
• クラウドサインの書類作成アクションでは、書類名などの項目に固定値を入れたり、フォームで取得した情報を変数として設定できます。
• クラウドサインの宛先追加アクションでは、宛先のメールアドレスや氏名などを、フォームの入力内容から変数として動的に設定することが可能です。

■注意事項

• BoxとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。