Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Slackに転送する

■概要

日々の業務で受信する大量のメールの中に、問い合わせや障害通知といった重要な連絡が埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことはないでしょうか。手作業でメールを確認し、Slackに転送するのは手間がかかる上に、見落としのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをAIが自動で判別し、内容に応じてSlackの適切なチャンネルへ即座に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する重要なメールの見落としや対応漏れを防ぎたいと考えている方
• 手作業でのメール確認やSlackへの転記作業に手間を感じているチームリーダーの方
• 顧客からの問い合わせなど、特定メールへの初動対応の速度を向上させたい担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの受信トレイを常時監視し、手動でSlackに転送する作業が自動化されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• 手作業による転送ミスや重要なメールの見落としといったヒューマンエラーを防止し、安定した業務フローの構築に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、処理のきっかけとなるメールを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、メール本文から問い合わせ内容や顧客名などの必要な情報を抽出します。
4. 次に、分岐機能を設定し、抽出したキーワードなどをもとに、その後の処理（通知先など）を振り分けます。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、分岐した条件に応じて適切なチャンネルへメッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールに付いているラベルを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、具体的にどのような情報を抽出したいか、その項目や抽出の指示内容を任意で設定することが可能です。
• 分岐機能において、どのような条件で処理を分岐させるかを具体的に設定します。
• Slackでメッセージを送信するアクションでは、通知したいチャンネルIDや、送信するメッセージの本文などを設定してください。

■注意事項‍

• Gmail、SlackとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。