■概要
「Gmailに届くメールの中から、重要な連絡だけを手作業でSlackに共有していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、見落としや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をトリガーに、内容をAIが自動で抽出し、Slackに通知できます。これにより、手作業による振り分けや転記の手間をなくし、重要な情報の迅速な共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する特定メールの確認とSlackへの転記作業を効率化したい方
- 手作業での情報共有による連絡漏れや対応遅延を防ぎたいと考えている方
- メールの内容に応じて通知先チャンネルを自動で変更し、情報共有を最適化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーにSlackへ自動通知されるため、メールチェックや転記作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピペミスや通知漏れ、対応の遅れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報伝達を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から必要な情報を抽出します。
- さらに、進行先切り替え機能を設定し、抽出したデータに基づいて後続の通知先を分岐させます。
- 最後に、各分岐先にSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含んだメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する頻度や、対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。
- AI機能でのデータ抽出では、メール本文からどのような項目（例：会社名、問い合わせ内容など）を抽出するかを自由に設定可能です。
- 進行先切り替え機能では、抽出したデータの内容に応じてSlackの通知先チャンネルを変更するための条件をカスタマイズできます。
- Slackへの通知メッセージは、抽出した情報と固定のテキストを組み合わせて、各チャンネルごとに分かりやすい内容に設定可能です。
■注意事項
- GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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