Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
Googleフォームの内容から見積書を作成してOutlookで送付する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Googleフォーム
と
Google スプレッドシート
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、都度手作業で見積書を作成してOutlookで送付する業務に手間を感じていませんか。手入力による金額のミスや、多忙な際の対応漏れは避けたいものです。このワークフローは、Googleフォームへの回答をトリガーに、Googleスプレッドシートで見積書を自動作成し、Outlookから送付する一連の流れを自動化するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを用いた見積書作成や送付業務に課題を感じている方
- 手作業による見積書の作成や送付で、入力ミスや対応漏れを防止したい方
- 見積依頼から送付までのリードタイムを短縮し、顧客対応を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションでトリガーで取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで作成した見積書を添付して、フォーム回答者宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、後続のオペレーションで利用したい回答項目（会社名、氏名、依頼内容など）をJSONPathを用いてアウトプットに設定してください。
- オペレーションで使用するGoogle スプレッドシートで、あらかじめ見積書のテンプレート（雛形）を作成し、Yoomから値を差し込む箇所を設定しておく必要があります。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は「Googleフォームトリガーで、回答内容を取得する方法」を参照ください。
- Google スプレッドシートの請求書の雛形を準備しておいてください。詳細は「「書類を発行する」の設定方法」をご参照ください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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