■概要
Googleフォームで受け付けた見積依頼に対し、都度手作業で見積書を作成してOutlookで送付する業務に手間を感じていませんか。手入力による金額のミスや、多忙な際の対応漏れは避けたいものです。このワークフローは、Googleフォームへの回答をトリガーに、Googleスプレッドシートで見積書を自動作成し、Outlookから送付する一連の流れを自動化するため、こうした定型業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとOutlookを用いた見積書作成や送付業務に課題を感じている方
- 手作業による見積書の作成や送付で、入力ミスや対応漏れを防止したい方
- 見積依頼から送付までのリードタイムを短縮し、顧客対応を迅速化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答から見積書作成、メール送付までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータの転記ミスや宛先間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、Google スプレッドシート、OutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「書類を発行する」アクションでトリガーで取得した情報をもとに見積書を作成します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで作成した見積書を添付して、フォーム回答者宛にメールを自動送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、後続のオペレーションで利用したい回答項目（会社名、氏名、依頼内容など）をJSONPathを用いてアウトプットに設定してください。
- オペレーションで使用するGoogle スプレッドシートで、あらかじめ見積書のテンプレート（雛形）を作成し、Yoomから値を差し込む箇所を設定しておく必要があります。
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