フォームの情報をもとにLINE WORKSに予定を登録してGmailでメールを送信する

■概要

フォームで受け付けた問い合わせや予約情報を、一件ずつ手作業でカレンダーに登録し、確認メールを送信する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや送信漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力があったタイミングで、LINE WORKSへの予定登録とGmailでの確認メール送信が自動で実行されます。反復的な連絡業務から解放され、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報を基に、LINE WORKSでスケジュール管理をしている方
• 顧客や社内メンバーへの日程連絡をGmailで手動送信しており、手間を感じている方
• 予約受付から日程調整、連絡までの一連の業務フローを自動化し、効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの入力から予定登録、メール連絡までの一連の作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや、メールの送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、LINE WORKSとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「指定のカレンダーに予定を登録」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定して、フォームの入力内容に基づいたメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、業務内容に応じて質問項目を自由に追加したり、修正したりすることが可能です。
• LINE WORKSの「指定のカレンダーに予定を登録」では、登録先のユーザーIDやカレンダーID、予定の件名、開始・終了日時などを任意で設定できます。
• Gmailの「メールを送る」では、宛先や件名、本文を自由にカスタマイズでき、フォームの回答内容をメール本文に引用して送信することも可能です。

■注意事項

• LINE WORKSとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。