■概要
特定のフォルダに格納されたファイルを定期的に確認し、チームに共有する作業に手間を感じていませんか。手作業での対応は、報告の失念や共有漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用することで、指定した日時にOneDriveのファイル情報を自動で取得し、Microsoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。定期的な報告業務の手間を省き、確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveとMicrosoft Teamsを使い、定期的なファイル共有を行っている方
- 手作業でのファイル確認や報告に時間を取られ、非効率を感じているチームリーダーの方
- 定型的な報告業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でファイル情報を取得し通知するため、手作業での確認や報告業務にかかる時間を削減できます。
- 自動で処理が実行されるため、報告のし忘れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」で定期実行する日時を設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveを選択し、「特定のフォルダ内のファイルを一覧で取得する」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションで、取得したファイル情報をもとに通知メッセージを作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、生成したメッセージを指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでファイル一覧を取得するアクションでは、対象とするフォルダを任意に設定してください。
- AI機能でテキストを生成するアクションでは、通知メッセージの内容を自由にカスタムでき、取得したファイル名などの情報を変数として埋め込むことも可能です。
- Microsoft Teamsへメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームやチャネルを任意に設定してください。
■注意事項
- OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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