毎週kintoneから未対応タスクを抽出し、Gmailで通知する

■概要

kintoneでタスク管理を行っているものの、毎週の進捗確認や未対応タスクのリマインドを手作業で行うことに手間を感じていませんか。確認漏れや連絡漏れが発生し、プロジェクトの遅延に繋がることも少なくありません。このワークフローを活用すれば、毎週指定した日時にkintoneから未対応タスクを自動で抽出し、Gmailで担当者に通知できます。これにより、リマインド業務の効率化とタスクの実行漏れの防止を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• kintoneでのタスク管理において、定期的なリマインド業務を効率化したい方
• チームメンバーのタスク対応漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたいマネージャーの方
• 手作業による確認や連絡作業をなくし、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• 毎週自動でkintoneから未対応タスクを抽出し通知するため、これまで手作業で行っていた確認や連絡の時間を削減できます。
• システムが自動でリマインドを行うことで、連絡の抜け漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの着実な実行を支援します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、kintoneとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、毎週の特定の日時を設定します。
3. 続いて、オペレーションでkintoneを選択し、「未完了のタスク情報を取得する」アクションを設定し、対象のアプリや抽出条件を指定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したタスク情報を基に通知メールの本文を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成したテキストを本文として担当者にメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、フローを起動させたい曜日や時間などを自由に設定することが可能です。
• AI機能によるテキスト生成では、通知メールの文面を作成するためのプロンプトを自由に編集でき、kintoneから取得したタスク情報などを変数として組み込めます。
• Gmailの送信設定では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意で設定でき、前のステップで取得した情報を変数として活用できます。

■注意事項

• kintoneとGmailをYoomと連携させる必要があります。