■概要
OneDriveにアップロードした請求書や領収書などの画像ファイルの内容を確認し、手作業で文字起こししてBoxに保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveに特定の画像ファイルがアップロードされると、自動でOCR処理を行い、抽出したテキスト情報をBoxに保存できます。画像の内容確認からテキスト化、保存までの一連の流れを自動化し、手作業による負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDrive上の画像ファイルの内容を手作業で確認・転記している方
- 請求書や申込書などの画像をOCR処理し、Boxで管理している方
- 紙媒体で受け取った書類のデータ化と管理を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのアップロードを起点にOCRとBoxへの保存が自動実行され、これまで手作業で行っていたファイル確認や転記の時間を短縮できます。
- 手動での文字起こしやファイル保存に伴う、転記ミスや保存漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとGoogleドキュメント、BoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基に任意のテキストを作成します。
- 次に、オペレーションで書類を発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションで、生成したテキストを含む書類を作成します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成した書類ファイルをアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、監視対象とするフォルダを指定してください。
- OCR機能では、画像ファイルから抽出したいテキストの項目を自由にカスタマイズすることが可能です。
- AI機能によるテキスト生成では、プロンプトを自由にカスタムでき、定型文や前のステップで取得した情報を変数として組み込むこともできます。
- 書類を発行機能では、任意のGoogleドキュメントを雛形として設定でき、固定値や前のステップで取得した情報を変数として埋め込めます。
- Boxへのファイルアップロードでは、保存先のフォルダやファイル名を自由に設定でき、ファイル名には固定値や前のステップで取得した情報を変数として活用できます。
■注意事項
- OneDrive、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
