■概要
Gmailで受け取る特定のメールを都度確認し、OneDriveに手動でフォルダを作成する作業は手間がかかり、ミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール本文から必要な情報をAIが自動で抽出し、OneDriveにフォルダを作成できます。手作業によるフォルダ作成の手間や命名ミスなどをなくし、効率的なファイル管理に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信したメールを基にOneDriveでファイル管理をしている方
- 手作業でのフォルダ作成やファイル整理に時間がかかり、本来の業務に集中したい方
- 日々の定型業務を自動化し、チーム全体の業務効率化を目指しているDX推進担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメール受信をトリガーにフォルダが自動生成されるため、手動で作成する手間と時間を削減できます。
- メール本文から抽出した情報に基づきフォルダが作成されるため、命名規則の揺れや作成漏れを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、抽出したデータを用いてフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動するきっかけとなるメールのラベルを設定してください。
- AI機能では、トリガーで取得したメール本文や件名の情報から、フォルダ名に利用したい取引先名や日付といった特定のテキストを自由に設定して抽出できます。
- OneDriveでのフォルダ作成では、保存先の親フォルダを指定したり、フォルダ名に固定のテキストやAI機能で抽出した情報を組み合わせて設定したりできます。
■注意事項
- GmailとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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