■概要
Boxに保管されている大量のファイル情報を、定期的にリストアップして管理する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業でファイル名をコピー＆ペーストしていると、転記ミスや更新漏れが発生するリスクもあります。このワークフローを活用すれば、設定したスケジュールでBoxの特定フォルダにあるファイル一覧を自動で取得し、Microsoft Excelへ追加できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとMicrosoft Excelを使ってファイル管理を行っており、手作業での一覧作成に手間を感じている方
- 定期的な報告のために、Box内のファイルリストを作成する必要があるチームの管理者の方
- 手作業による情報入力のミスをなくし、業務の正確性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに基づいてBoxのファイル一覧がMicrosoft Excelへ自動で追加されるため、これまで手作業で行っていたリスト作成の時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記がなくなることで、ファイル名の入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「定期的（毎日、毎週など）」にフローを起動するよう設定します。
- オペレーションでBoxを選択し、「フォルダ内の項目のリストを取得」アクションで対象フォルダを指定します。
- 次に、取得したファイルリストの項目を一つずつ処理するために、コマンドオペレーションの「処理繰り返し」を設定します。
- 最後に、繰り返しの処理内でMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、フローを実行する頻度を「毎時」「毎日」「毎週」「毎月」など、業務に合わせて任意で設定してください。
- Microsoft Excelにレコードを追加する際、Boxから取得したどの情報（ファイル名、作成日など）をどの列に追加するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- Box、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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