■概要

Google Driveに保存された報告書や議事録などのドキュメントを、更新のたびに手動で開いて内容を確認する作業は手間がかかるものです。また、重要な更新を見落としてしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定ファイルが更新されると、その内容をGeminiが自動で読み取り、要約などの処理を実行できます。定型的な情報収集作業から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Drive上のドキュメントを定期的に確認しており、作業を効率化したい方
• Geminiを活用し、ドキュメントの要約やテキスト抽出を自動化したいと考えている方
• ファイル更新の見落としを防ぎ、チーム内での迅速な情報共有を実現したいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルが更新されるとGeminiが自動で内容を処理するため、手動でファイルを開いて確認する時間を短縮し、情報収集を効率化します。
• 手動での確認作業が不要になることで、重要な更新情報の見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGeminiをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 続いて、オペレーションでGeminiの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
6. 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、アップロードしたファイルの内容を要約するよう指示します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、生成された要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDやファイル名を指定できます。また、フローが起動する間隔も任意で設定可能です。
• 分岐機能では、トリガーで取得した情報をもとに、特定のファイル名や拡張子の場合のみ後続の処理を実行するなど、条件を自由にカスタマイズできます。
• Google Driveの「ファイルをダウンロードする」では、トリガーで取得したアウトプット情報を活用して、対象のファイルIDを指定します。
• Geminiの「ファイルをアップロード」では、ファイルの添付方法を指定し、前段のオペレーションでダウンロードしたファイルを指定します。
• Geminiの「コンテンツを生成」では、利用するモデルや、ファイル内容の要約、翻訳、分析など、実行させたい内容をプロンプトで自由に設定できます。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」では、通知先のチームIDやチャネルID、Geminiが生成した内容を含んだメッセージ本文を任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Gemini、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。