Google DriveにアップロードされたファイルをOCRして、Perplexityで要約後、Google Chatに通知する

■概要

Google Driveにアップロードされる報告書や議事録。その都度ファイルを開いて内容を確認し、要点をまとめてチームに共有する作業は、時間と手間のかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル追加をきっかけに、OCR機能がテキストを自動で読み取り、Perplexityが内容を要約、その結果をGoogle Chatに通知します。これにより、情報共有のプロセスを効率化し、迅速な意思決定を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで多数のドキュメントを管理しており、内容確認や共有に時間を要している方
• PerplexityなどのAIを活用し、報告書や議事録の要約作成を効率化したいと考えている方
• Google Chatでの情報共有を自動化し、チームの生産性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルのアップロードから要約、通知までが自動処理されるため、手作業での情報確認や共有にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるテキストの転記ミスや要約の誤り、Google Chatへの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Perplexity、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
4. 続いて、OCRの「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
5. 次に、Perplexityの「テキストを生成」アクションで、抽出したテキストを要約するよう設定します。
6. 最後に、Google Chatの「メッセージを送信」アクションで、生成された要約を指定のスペースに通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダにファイルが追加された際にフローを起動させるか、対象フォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したいテキストの範囲や項目を自由にカスタマイズできます。
• Perplexityのアクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定し、前段階のOCRで抽出したテキストを変数として入力値に指定可能です。
• Google Chatへの通知アクションでは、メッセージを送信するスペースを任意で指定でき、本文にPerplexityが生成した要約などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• Google Drive、Google Chat、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336