■概要
日々の業務で受け取る請求書や議事録などの書類を、一つひとつ確認して内容を要約し、転記する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルをアップロードするだけで、OCRによる文字情報の抽出からPerplexityでの要約、Google スプレッドシートへの記録までを自動化し、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveで受け取った請求書や議事録などの書類を手作業で転記している方
- 書類のテキスト化や内容の要約に多くの時間を費やしてしまっている方
- PerplexityなどのAIを活用して、情報整理や資料作成の効率化を図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードからデータ転記までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による文字の読み間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Perplexity、Google スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
- 次に、オペレーションでPerplexityを選択し、「テキストを生成」アクションを設定し、抽出したテキストを要約させます
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約した内容などを指定のシートに記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveのトリガー設定では、処理を自動化したいファイルの保存先フォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、画像やPDFファイルから抽出したいテキストの項目を任意でカスタムすることが可能です。
- Perplexityのアクションでは、要約の指示（プロンプト）を自由に設定でき、OCRで抽出したテキストを変数として利用できます。
- Google スプレッドシートのアクションでは、任意のシートや列を指定し、前段の処理で取得した情報を自由に割り当てて記録できます。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシート、PerplexityのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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