■概要
オンライン会議が増える中で、Google Meetで録画した会議動画の共有作業に手間を感じていないでしょうか。会議ごとに手動で録画URLをコピーし、Microsoft Excelに転記して関係者に共有する作業は、単純ながらも時間がかかり、共有漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議終了をきっかけに、録画URLをMicrosoft Excelへ自動で追加し、関係者に通知するまでの一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Meetでの会議が多く、録画データの共有作業に手間を感じている方
- Microsoft Excelで会議の録画URLや議事録などを管理しているチームの方
- 会議後の情報共有プロセスを効率化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 会議終了後に自動で録画URLがMicrosoft Excelに記録されるため、手作業での転記や共有にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業によるURLのコピーミスや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Meet、Microsoft Excel、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」フローが起動するように設定します。
- オペレーションで待機機能を設定し、録画ファイルの生成を待ちます。
- オペレーションでGoogle Meetのアクションを設定し、対象の会議の録画情報を取得します。
- オペレーションでMicrosoft Excelの「データベースを操作する」アクションを設定し、取得した録画URLなどの情報を指定のファイルに行として追加します。
- 最後に、オペレーションでSlackのアクションを設定し、指定のチャンネルに録画が共有された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Meetのオペレーション設定では、特定の会議IDを指定し自動化の対象とすることが可能です。
- Microsoft Excelへの書き込み設定では、対象のドライブID、アイテムID（ファイルID）、シート名、テーブル範囲を任意で指定できます。
- Slackへの通知では、投稿先のチャンネルを自由に設定できます。また、通知メッセージは自由にカスタマイズできるため、取得した会議名や録画URLなどの情報を含めた通知内容を作成してください。
■注意事項
- Google Meet、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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