Typeformの回答内容をもとに契約書を発行してOneDriveに格納する

■概要

Typeformで収集した顧客情報をもとに、一件一件手作業で契約書を作成し、OneDriveに格納する作業は手間がかかる上に、転記ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると、その回答内容を基にGoogleドキュメントで契約書を自動で発行し、指定したOneDriveのフォルダへ格納できます。定型的な契約書発行業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで収集した情報から手作業で契約書を作成している法務や営業担当者の方
• 契約書の作成から格納までの一連の流れを自動化し、業務効率を改善したいと考えている方
• 手作業による情報転記のミスをなくし、正確な書類管理を実現したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformのフォーム送信を起点に契約書発行から格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや、作成した契約書の格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのTypeformアカウントとOneDriveアカウントをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントを選択し、「書類を発行する」アクションで、Typeformの回答内容を差し込んだ契約書テンプレートを設定します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveを選択し、「ファイルをアップロード」アクションで、発行した契約書ファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダを任意で指定することが可能です。
• 格納先のフォルダ名やファイル名に、Typeformで取得した顧客名や日付などの情報を変数として設定し、動的に変更することもできます。

■注意事項

• Typeform、OneDrive、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。