Typeformで受け取った内容からキーワードを抽出して、Gmailで通知する

■概要

Typeformで受け取ったアンケートや問い合わせの回答を、一件ずつ手動で確認するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に多くの回答が寄せられる場合、重要な情報を見落としてしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Typeformに回答が送信されると、AI機能が自動で内容から指定のキーワードを抽出しGmailへ通知するため、重要な情報を素早く、かつ正確に把握できるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで受け取ったアンケートや問い合わせの回答内容の確認に手間を感じている方
• フォームの回答から特定のキーワードを抽出し、通知する作業を手動で行っている方
• AIを活用して定型業務を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されるとAIが自動でキーワードを抽出し通知するため、これまで手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での確認作業で起こりうる、重要な情報の見落としや確認漏れなどのヒューマンエラーを防止し、対応の迅速化にも繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、フォームの回答内容から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を本文に含めたメールを任意の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Typeformのトリガー設定では、通知の起動対象としたいフォームを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、Typeformの回答内容から抽出したいキーワードや項目を任意で設定できます。
• Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、件名や本文にTypeformの回答内容やAIの抽出結果といった情報を変数として埋め込めます。

■注意事項

• TypeformとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。