Microsoft Teamsでメッセージを受信したら正規表現でメールアドレスを抽出して、Google スプレッドシートに追加する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルでやり取りされる顧客情報などを、都度手作業でリスト化していませんか？こうした手作業での転記は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をトリガーに、メッセージ内のメールアドレスを自動で抽出しGoogle スプレッドシートへ追加するため、情報収集とリスト作成を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで顧客情報などを管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• Google スプレッドシートでのリスト作成を自動化し、入力漏れやミスをなくしたい方
• 営業やマーケティング活動のため、問い合わせなどの連絡先を効率的に集約したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿からGoogle スプレッドシートへの情報追加までが自動化されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します。
• 正規表現を用いて必要な情報を正確に抽出するため、手作業による転記ミスや重要な情報の見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルで新しいメッセージが投稿されたら」といったアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメッセージから正規表現を用いてメールアドレスを抽出します
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「行を追加する」アクションを設定し、抽出したメールアドレスを指定のシートに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、チームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• テキスト抽出のオペレーションでは、メールアドレスだけでなく電話番号など、抽出したい情報に合わせて正規表現のパターンを任意でカスタマイズできます。
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を追記したいスプレッドシートIDやテーブル範囲を任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。