■概要

Tallyで受け付けたフォームの回答内容をもとに、手作業で書類を作成し、関係者に共有していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上に、転記ミスや通知漏れなどのヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Tallyへのフォーム回答をトリガーに、GoogleドキュメントをテンプレートとしたPDFの自動発行とDiscordへの通知までを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで収集した情報を手作業でPDF化し、Discordで共有している担当者の方
• フォーム回答後の定型業務における、入力ミスや関係者への通知漏れを防ぎたい方
• 複数のツールを連携させ、申請や報告といった業務プロセス全体を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyへの回答を起点にPDF作成とDiscordへの通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることができます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、DiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションの「書類を発行する機能」で、Googleドキュメントのテンプレートをもとに書類を発行するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを設定し、前のステップで作成したPDFファイルを指定のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Tallyのトリガー設定では、自動化の起点としたいフォームを任意で指定してください。
• 「書類を発行する機能」では、事前に用意したGoogleドキュメントを雛形として指定し、Tallyで取得した回答内容などを書類の任意の箇所に変数として設定できます。
• Discordへの通知では、通知先のチャンネルを自由に設定可能です。また、本文も固定テキストだけでなく、Tallyの回答内容などを変数として埋め込めます。

■注意事項

• TallyとDiscordのそれぞれとYoomを連携してください。