Tallyのフォームで情報が送信されたら、PDF化してBoxに保存する

■概要

Tallyで作成したフォームから情報が送信されるたびに、手動で内容をコピーして書類を作成し、Boxに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Tallyのフォーム送信をトリガーに、送信内容を元にした書類を自動的に作成し、指定したBoxのフォルダへ保存できます。こうしたTallyとBox間の連携作業を自動化し、手作業によるミスや手間を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Tallyで受け付けた情報をBoxで管理しており、手作業での連携に課題を感じている方
• フォームからの問い合わせや申請内容を基に、定型的な書類を作成する業務を担当している方
• TallyとBoxを活用した情報管理プロセスを自動化し、業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Tallyのフォーム送信後、自動で書類が生成されBoxに保存されるため、手作業での転記やファイル保存にかかる時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや、Boxへの保存漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Tally、Googleドキュメント、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでTallyを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで書類発行機能を選択し、「Googleドキュメントで書類を発行する」アクションを設定します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成された書類を指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Tallyのトリガー設定では、連携したい任意のフォームにWebhookを設定してください
• 書類発行機能では、Tallyのフォームで取得した値を埋め込むための雛形となるGoogleドキュメントを任意で設定できます。また、発行する書類名も自由に設定可能です
• Boxへファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダとファイル名を任意で設定してください

■注意事項

• Tally、Googleドキュメント、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、こちらをご参照ください。