■概要
Gmailで受け取った請求書などの添付ファイルを、都度手作業でGoogle Driveに保存し、Microsoft Teamsで関係者に共有していませんか？
この定型業務は手間がかかるだけでなく、保存忘れや通知漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のGmail受信をトリガーに、添付ファイルのGoogle Driveへの保存とMicrosoft Teamsへの通知までを自動で完結させ、業務の正確性と効率を向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取ったファイルの管理を手作業で行っている経理や営業担当者の方
- Google DriveとMicrosoft Teamsを情報共有のハブとして利用しているチームのリーダーの方
- 日々のファイル管理や共有の通知業務を自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からファイル保存、チームへの通知までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- ファイルの保存忘れや、関係者への共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、メールに添付されていたファイルをアップロードします。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイルが保存された旨を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化のきっかけとしたいメールの件名や本文に含まれるキーワード（例：「請求書」「発注書」など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、添付ファイルの有無を判定する条件などを、業務内容に合わせて任意で設定してください。
- Google Driveへのアップロード設定では、ファイルを格納したい特定のフォルダIDや、保存する際のファイル名を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知を送信したいチームやチャネルID、そして共有するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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