■概要
Gmailで日々受け取る請求書や見積書。
その都度添付ファイルを開いて、Google Driveの特定のフォルダに保存し、関係者に通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。
この手作業は、ファイルの保存忘れや共有漏れといったミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付ファイルのGoogle Driveへの自動保存と関係者への通知までを自動化します。
手動作業が減ることで、業務の効率化が図れるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存している方
- ファイルの保存漏れや関係者への共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎたい方
- 定型的なファイル管理業務を効率化し、その他の業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をトリガーに添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、手作業でのダウンロードやアップロードにかかる時間を短縮します。
- 人の手による操作が介在しないため、ファイルの保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションで、件名や差出人など、自動化の起点としたいメールの条件を設定します。
- 続いて、分岐機能を選択し、運用状況に応じた条件を設定して後続の処理を分岐させます。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、ファイルがアップロードされた旨を関係者に自動で通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、業務内容に合わせて柔軟に条件を追加・設定することが可能です。
- Gmailでの通知設定では、本文に「ファイル名」や「受信日時」といった前のステップで取得した情報を埋め込み、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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