■概要
Gmailで受信する請求書などの添付ファイルを手作業でGoogle Driveに保存し、さらに内容をGoogle スプレッドシートに転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、添付ファイルのGoogle DriveへのアップロードとGoogle スプレッドシートへの情報追加が自動で実行されるため、負担が大きくなりがちな定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する添付ファイルの管理に、手間や時間を要している方
- Google DriveとGoogle スプレッドシートで、案件やファイルの管理を手作業で行っている方
- メール対応などの定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認からファイル保存、スプレッドシートへの転記までの一連の作業が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、スプレッドシートへの入力ミス、転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続いて、分岐機能を選択し、任意の条件でその後の処理を分岐させます。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
- 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、ファイル名などの情報をスプレッドシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、添付ファイルの有無や特定の差出人アドレスなど、どのような条件で処理を分岐させるかを任意で設定・追加できます。
- 「レコードを追加する」では、メールの件名や送信日時、アップロードしたファイルのURLなど、前段のフローで取得した値を活用して記録できます。
■注意事項
- Gmail、Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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