■概要
複数のGoogle スプレッドシートで情報を管理している場合、一方の更新内容をもう一方へ手作業で転記する作業は手間がかかり、ミスも起きやすいのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、特定のGoogle スプレッドシートに行が追加するだけで、別のシートへのデータ追加とGmailでの通知までのプロセスが自動化できます。
煩雑な転記作業と通知業務にかける時間の短縮にもつながるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- 複数のGoogle スプレッドシート間のデータ転記を手作業で行っている方
- シート更新のたびに、Gmailで関係者へ手動で共有している方
- Google スプレッドシートでのデータ管理や情報共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートに行が追加されると、自動でもう一方のシートにも行が追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記やメール作成が不要になるため、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGoogle スプレッドシートの「行が追加されたら」というアクションを設定し、対象のスプレッドシートを指定します。
- 次に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、転記先となる別のスプレッドシートを指定します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを選択し、関係者への通知メールが自動で送信されるように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送るアクションを設定する際、固定のテキストを設定したり、トリガーで取得したGoogle スプレッドシートのセルの値を埋め込んだりするなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Googleスプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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