■概要
Outlookで受信したメールに添付されたCSVファイルのデータを、手作業でJSON形式に変換し、さらにMicrosoft Excelへ入力する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーに、添付されたCSVファイルのJSON形式への変換、そしてMicrosoft Excelへのデータ追加までを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで定期的にCSVファイルを受信し、内容確認やデータ加工作業を行っている方
- CSVからJSONへのデータ変換や、Microsoft Excelへの手入力に手間を感じている方
- データ処理業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減し業務効率を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへのデータ追加までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの変換ミスやMicrosoft Excelへの入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。特定の条件（件名や送信者など）でフィルタリングすることも可能です。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションを設定し、受信したメールから添付ファイル情報を取得します。
- 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のCSVファイルをダウンロードします。
- 次に、AI機能の「CSVを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたCSVファイルをJSON形式に変換します。
- 最後に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変換されたJSONデータを指定のMicrosoft Excelファイルに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを受信したら」トリガーや「メールの添付ファイルの情報を取得する」オペレーションでは、特定の件名、送信元メールアドレス、添付ファイル名など、処理対象とするメールやファイルの条件を細かく設定できます。
- AIの「CSVを操作する」オペレーションでは、CSVファイルのどの列をJSONのどのキーに対応させるかなど、変換ルールをユーザーのニーズに合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- ZoomとBoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点は下記をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398 - OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン
- サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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