■概要
Gmailに届く請求書やレポートなど、特定のメールに添付されたファイルを都度ダウンロードし、Google Driveに手動で保存する作業は、見落としが許されず手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定の件名を持つメールをGmailで受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveの指定フォルダへアップロードできるため、こうした課題をスムーズに解消し、重要なファイルの管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受け取る請求書などを手動でGoogle Driveに保存している経理担当者の方
- クライアントからのレポートや資料をGmailで受け取り、チームで共有している方
- 定型的なファイル管理業務を自動化し、業務全体の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のメールが届くと添付ファイルが自動でGoogle Driveに保存されるため、これまで手作業に費やしていたダウンロードやアップロードの時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへのアップロードといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを設定し、Gmail側で特定の件名に合致するメールがYoomに転送されるように設定します。
- 次に、分岐機能を設定し、メールに添付ファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルを指定のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールを処理する条件を分岐機能で細かく設定できます。例えば、特定の送信元アドレスを含むメールのみを対象にしたり、件名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行したりといったカスタムが可能です。
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDや生成するファイル名を任意に設定できます。受信したメールの情報をもとに動的な命名も可能です。
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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