■概要
Google スプレッドシートで管理している情報が更新されるたびに、手作業でBoxの関連フォルダ名を変更していませんか？この繰り返し作業は時間がかかり、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートの行が更新された際に、自動でBoxのフォルダ名を変更できるため、これらの課題を解消し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとBoxを連携させ、フォルダ管理を効率化したいと考えている方
- 手作業によるフォルダ名の変更作業に時間を取られ、他の業務に集中できない方
- データ更新時のフォルダ名変更漏れや、入力ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートの行更新と同時にBoxのフォルダ名が自動で変更されるため、手作業の時間を削減し、作業の迅速化に繋がります。
- 手動によるフォルダ名の変更作業がなくなることで、入力ミスや変更忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」アクションを設定し、監視対象のスプレッドシート、シート、およびトリガーとなる列を指定します。
- 続いて、オペレーションで、トリガーによって取得されたGoogle スプレッドシートの更新情報の中から、新しいフォルダ名として使用するデータを指定します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダ名を変更」アクションを設定し、変更対象のフォルダIDと、ステップ3で指定した新しいフォルダ名を設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
このワークフローを適切に動作させるためには、Google スプレッドシートのデータに関して以下の点にご注意ください。
- Google スプレッドシートのデータは、シートの1行目（ヘッダー行）から値が入力されていることを確認してください。
- 処理対象となるGoogle スプレッドシートのデータ量が4MBを超えると、エラーが発生する可能性があるため、データ量を調整してください。
- Google スプレッドシートのテーブル（表）内に、完全に空の行や列が含まれている場合、予期せぬ挙動をする可能性があるため、削除してください。
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