Jotformで回答が送信されたら、正規表現による置換を行い、Gmailで通知する

■概要

Jotformで収集したアンケートや問い合わせの回答を手作業で整形して通知していませんか？特定の文字列を削除したり、フォーマットを統一したりする作業は手間がかかる上にミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォーム送信をトリガーに回答内容を正規表現で自動的に置換するため、整形した情報をGmailで関係者に通知できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで収集した回答データの手動での整形や転記に手間を感じている方
• 特定のキーワードや不要な記号などを自動で取り除き、情報を整理してから通知したい方
• フォームからの問い合わせ内容を、担当者へ迅速かつ正確にエスカレーションしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformの回答取得から通知メール作成までを自動化するため、手作業でのデータ整形やメール作成にかかる時間を短縮します。
• 正規表現による自動置換により、手作業で発生しがちな情報の削除漏れや整形ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、オペレーションで「データを操作・変換する機能」から「正規表現によるデータの置換」を選択し、取得したデータから特定の文字列を置換します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、整形後の情報を記載したメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、宛先（To, Cc, Bcc）や件名を自由に設定できます。
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、Jotformから取得した回答内容や正規表現で置換した後の情報などを変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• Jotform、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581