■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたび、手作業でMicrosoft Excelに情報を入力するのは手間がかかり、入力ミスも起こりやすいのではないでしょうか。特に複数の情報を管理する場合、その負担は大きくなりりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Microsoft Excelへの情報入力を自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceでユーザー管理を行い、Microsoft Excelへ手入力している情報システム担当者の方
- ユーザー情報の転記作業に時間を取られ、他の業務に支障が出ているチームリーダーの方
- 手作業によるデータ入力ミスを減らし、業務効率を改善したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザーが登録されると、自動でMicrosoft Excelへ情報が入力されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記時の入力間違いや、更新漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得したユーザー情報を指定のExcelファイルに自動入力します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションでは、トリガーで取得したユーザーIDなどの情報を動的な値として活用し、特定のユーザーを検索するよう設定が可能です。
- Microsoft Excelの「レコードを更新する」アクションでは、入力する項目に対して固定値を設定したり、Google Workspaceから取得したユーザー名やメールアドレスといった動的な値を、Excelシートのヘッダー項目と紐付けて自動入力するなどのカスタムが可能です。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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