Google Workspaceにユーザーが登録されたら、Microsoft Excelに自動入力してメールで通知する

■概要

新しいユーザーがGoogle Workspaceに登録されるたびに、その情報を手作業でMicrosoft Excelに入力し、関係部署へメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
また、手作業による入力ミスや通知漏れは、業務の遅延や混乱を招く可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーが登録されると、自動的にMicrosoft Excelへ情報が入力されます。
さらに、指定された宛先にメールで通知されるため、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでユーザーアカウントを管理し、Microsoft Excelへ手動で情報を転記している方
• 新規ユーザー登録の都度、関係者へのメール連絡に時間と手間がかかっている方
• ユーザー情報管理と通知業務の自動化により、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー登録からMicrosoft Excelへの情報入力、メール通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるMicrosoft Excelへのデータ転記ミスやメールの宛先間違い、送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。
2. トリガーとしてGoogle Workspaceの「ユーザーが登録されたら」を設定することで、新しいユーザーが登録された際にフローが起動するようにします。
3. 続いて、Google Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで検知した新規登録ユーザーの詳細情報を取得します。
4. 次に、Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得したユーザー情報を指定のMicrosoft Excelのシートへ自動的に追加します。
5. 最後に、Yoomのメール機能「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先へユーザー登録情報を含んだ通知メールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「レコードを追加する」アクションでは、Google Workspaceから取得した情報を変数として用い、設定できます。
• メール設定では、メールの件名や本文に、Google Workspaceから取得したユーザー名や登録日といった動的な情報を変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Google Workspace、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。