Googleフォームの回答内容をもとにfreee請求書で見積書を発行し、Microsoft Teamsに通知する

■概要

見積依頼の内容を、freee請求書へ手作業で転記し、見積書を作成後にMicrosoft Teamsで関係者へ通知する、といった一連の作業に手間や時間を取られていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、freee請求書での見積書作成とMicrosoft Teamsへの通知までを自動化するため、これらの手作業による課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee請求書、Microsoft Teams間の情報連携を手作業で行っている方
• 見積書の作成業務の効率化と、それに伴うヒューマンエラーの削減を目指している営業担当者や事務担当者の方
• SaaS連携による業務自動化を進め、より付加価値の高い業務へ時間を活用したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームの回答から見積書作成、そしてMicrosoft Teamsへの社内通知までの一連の流れを自動化するため、手作業に費やしていた時間を削減します。
• 手作業によるデータの転記ミスや見積書作成時の入力漏れなどを防ぎ、正確な見積書の発行とスムーズな情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Yoomの「マイアプリ」ページでGoogleフォーム、freee請求書、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携させます。
2. 次に、トリガーとしてGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでfreee請求書を選択し、「取引先の検索」アクションを設定し、Googleフォームから取得した情報をもとに取引先を検索します。
4. さらに、オペレーションで再度freee請求書を選択し、「見積書の作成」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容や前段の検索結果を利用して見積書を作成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成された見積書に関する情報などを指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の起点としたい任意のフォームを指定することが可能です。
• freee請求書での「見積書の作成」オペレーションでは、Googleフォームから取得した情報を変数として見積書の各項目にマッピングしたり、品目や備考欄などに固定値を設定したりすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、メッセージ本文にGoogleフォームの回答内容やfreee請求書で作成された見積書のIDなどを変数として埋め込むといった柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、freee請求書、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。