Outlookの受信内容をもとにTodoistにタスクを追加する

■概要

Outlookで受信したメールの内容を、手作業でTodoistにタスクとして登録する作業に手間を感じていませんか。 大切な情報を見落としたり、入力ミスが発生したりすることもあるかもしれません。 このワークフローを活用すれば、Outlookの受信メールからAIが情報を抽出し、Todoistへ自動でタスクを作成するため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookのメールを基にTodoistでタスク管理をされている方
• メールからのタスク登録を手作業で行い、非効率を感じているビジネスパーソンの方
• タスクの登録漏れや内容の転記ミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するたびに、Todoistへ自動でタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による情報確認の漏れや、Todoistへのタスク登録忘れ、内容の転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとTodoistをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、特定の条件に合致するメールを対象とします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの件名や本文からタスク名、期限、担当者などの必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでTodoistの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報に基づいてTodoistに新しいタスクを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能において、メールの件名や本文からタスクとして抽出したい情報（例：タスク名、期日、内容詳細など）を指定するための指示（プロンプト）を任意で設定できます。
• Todoistでタスクを作成する際に、登録先のプロジェクトやラベル、タスクの優先度などを、受信メールの内容や送信者に応じて任意で設定できます。

■注意事項

• Outlook、TodoistのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。