GMOサインで特定条件に合う署名が完了したら、Salesforceにレコードを追加する

■概要

GMOサインで署名が完了した書類の情報を、都度Salesforceへ手作業で入力するのは手間がかかり、入力ミスや対応漏れも気になるところではないでしょうか。このワークフローを利用することで、GMOサインでの署名完了をトリガーとして、Salesforceへ自動でレコードを追加でき、これらの課題を解消し業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GMOサインとSalesforce間で、手作業による情報登録に手間を感じている方
• 契約締結後の顧客情報をSalesforceで管理し、迅速な対応を目指す営業担当者
• 契約関連業務の自動化を進め、ヒューマンエラーを削減したい法務・管理部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• GMOサインでの署名完了後、Salesforceへのレコード追加が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報入力の際に起こり得る、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減につながります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GMOサインとSalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定し、署名完了を検知する設定をします。
3. 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンを生成する」アクションを設定し、API連携に必要な認証情報を取得します。
4. 次に、オペレーションでGMOサインの「文書詳細情報を取得する」アクションを設定し、署名された文書の詳細情報を取得します。
5. その後、オペレーションで分岐機能を設定し、取得した文書詳細情報に基づいて、Salesforceへレコードを追加するかどうかを判断します。
6. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定したオブジェクトに必要な情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、GMOサインから取得した文書の情報（特定の契約条件など）、任意の情報に基づいて、Salesforceへ情報を登録するかどうかの条件を柔軟に設定できます。
• Salesforceにレコードを追加する設定では、どのオブジェクト（例：取引先、商談、カスタムオブジェクトなど）に情報を登録するかを指定でき、さらに各項目に対して、GMOサインから取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、詳細なマッピングが可能です。

■注意事項

• GMOサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• GMOサインでの署名依頼方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6169138