Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されたら、Boxにフォルダを作成する

■概要

Microsoft Teamsで会議スケジュールを管理し、関連資料をBoxで保管している場合、イベントの都度、手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていないでしょうか。また、手作業ではフォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されるだけで、Boxに関連フォルダが自動で作成されます。Microsoft Teamsとboxを連携させることで、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとBoxを併用し、ファイル管理を手作業で行っている方
• Microsoft Teamsでの会議設定からboxへのフォルダ作成までを自動化し、効率化したい方
• フォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理を徹底したいチームの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにイベントを登録するだけでBoxにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるフォルダの作成忘れや命名の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、ファイル管理の精度を高めることに繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、「フォルダを作成」のアクションを設定することで、イベント名に基づいたフォルダが自動で作成されるようになります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、特定のユーザーのカレンダーのみを監視対象としたい場合、任意のユーザーIDを設定することが可能です。
• Boxでフォルダを作成するオペレーションでは、フォルダが作成される場所を任意の親フォルダのコンテンツIDを設定することで指定できます。

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■注意事項

• Microsoft Teams、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。