Boxにアップロードされた特定条件のファイルをOCRで読み取り、Microsoft Teamsのカレンダーにイベントを作成する

■概要

Boxにアップロードされた請求書などのファイルを都度確認し、Microsoft Teamsのカレンダーへ手動で支払期日などを登録する作業に手間を感じていませんか。特に画像やPDFの内容を目で見て転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、BoxとMicrosoft Teamsを連携させ、特定のファイルがアップロードされるとOCRが内容を自動で読み取りカレンダーにイベントを作成するため、こうした定型業務を効率化できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Boxにアップロードされたファイルの内容を確認し、手作業で転記している方
• Microsoft TeamsとBoxを活用し、チーム内の情報共有やタスク管理を効率化したい方
• 請求書の支払期日や契約更新日などの管理を自動化し、対応漏れを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからMicrosoft Teamsへの予定登録までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• ファイル内容の転記やカレンダーへの手入力が不要になることで、入力ミスや重要な予定の登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「カレンダーに予定を作成する」アクションを設定し、抽出した情報を元にイベントを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名に「請求書」が含まれる場合のみ処理を実行するなど、起動させたい条件を任意で設定してください。
• Microsoft Teamsでカレンダーに予定を作成するアクションでは、対象となるユーザーIDを任意で設定してください。

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■注意事項

• Box、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。