BoxにDOCX形式のファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換しGmailで送付する

‍■概要

Wordで作成したDOCX形式のファイルをPDFに変換し、メールで送付する、といった定型業務に時間を取られていませんか？手作業でのファイル変換やメール作成は、手間がかかるだけでなく、ファイルの添付ミスなどの原因にもなりがちです。このワークフローは、Boxに特定のファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でDOCXからPDFへの変換を行い、Gmailで指定の宛先に送付するため、こうした定型業務を効率化し、人的ミスを減らすことに貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DOCXからPDFへの変換とメール送付を、毎回手作業で行い非効率を感じている方
• BoxとGmailを日常的に利用しており、これらの連携による業務効率化を検討している方
• RPAを活用してファイル形式の変換プロセスを自動化し、人的ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、DOCXからPDFへの変換、メール送付までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのファイル変換やメール作成がなくなることで、ファイルの添付間違いや宛先ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定します。
3. 続いてオペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがDOCX形式の場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、Boxの「ファイルをダウンロードする」アクションで、対象のDOCXファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します。
6. 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、変換したPDFファイルを添付して指定の宛先にメールを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、条件を任意で設定できます。
• RPA機能では、PDF変換に使用するWebサイトや、ブラウザ上での具体的な操作内容を、利用環境に合わせて自由にカスタムしてください。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文にBoxで取得したファイル名を変数として埋め込むなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691