GmailでPNGファイルを受信したら、RPAでDXFファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

設計図やCADデータなどでPNGファイルを受け取り、手作業でDXFファイルへ変換する定型業務に時間を要していませんか。このワークフローは、Gmailで特定のPNGファイルを受信するだけで、RPAがWeb上のツールを利用して自動でファイルを変換し、Google Driveへ保存します。手動で行っていたファイル変換のプロセスを自動化することで、ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 設計や製造の現場で、PNGからDXFへのファイル変換作業を頻繁に行っている方
• 外部から受領した画像ファイルをCADで利用するため、手作業での変換に手間を感じている方
• ファイル変換とクラウドストレージへのアップロード作業をまとめて自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信を起点にファイル変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 人の手による操作が介在しないため、ファイルの変換ミスや指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでYoomのRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル変換サイト上での操作を記録・設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールを特定するために、件名や差出人などのキーワード、または任意のラベルを設定してください。

■注意事項

• ‍‍Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691