Microsoft Sharepointの指定フォルダにファイルが作成されたら、Google アナリティクスでイベントレポートを取得しドキュメントに追加する

■概要

Webサイトの分析レポートなどをMicrosoft Sharepointで管理しているものの、都度Google アナリティクスからデータを取得し、手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。また、手作業によるコピー＆ペーストでは、転記ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローは、Microsoft Sharepointへのファイル作成をきっかけに、Google アナリティクスのイベントレポート取得からドキュメントへの情報追加までを自動化し、こうした課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google アナリティクスのレポートをMicrosoft Sharepointで管理しているWeb担当者の方
• Microsoft SharepointとGoogle アナリティクス間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
• ファイル管理とデータ分析の連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Sharepointへのファイル作成を起点に、レポートデータの取得と追記が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるデータ転記で発生しがちな入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google アナリティクスとMicrosoft SharepointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Sharepointを選択し、「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 続けて、オペレーションでMicrosoft Sharepointの「特定のアイテム情報を取得」アクションを設定し、トリガーとなったファイルの詳細情報を取得します。
5. 次に、オペレーションで「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、ファイル名などからレポート取得に必要な情報を抽出します。
6. 次に、オペレーションでGoogle アナリティクスの「【GA4】イベントレポートを取得」アクションを設定し、レポートデータを取得します。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Sharepointの「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」アクションを設定し、取得したレポートデータをファイル情報に追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• テキスト抽出のオペレーションでは、Microsoft Sharepointのファイル情報から、Google アナリティクスのレポート取得に利用するデータをどの部分から抽出するかを任意で設定してください。
• Microsoft Sharepointの「ドキュメントのカスタム列に情報を登録」アクションでは、取得したレポートデータを登録したいカスタム列を任意で設定してください。

‍■注意事項

• ‍‍Microsoft Sharepoint、Google アナリティクスのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。