GmailでPPTファイルが送信されたら、RPAでWordに変換し返信する

■概要

取引先から受け取ったPowerPointの資料を、編集や共有のためにWordファイルに変換する作業は、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPPTファイルを受信するだけで、RPAで自動で`ppt to word`のファイル変換を行い、変換後のファイルをメールで返信するまでの一連の流れを自動化できます。面倒な手作業から解放され、よりスムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

顧客や他部署から受け取るPPTファイルを、定常的にWordへ変換し利用している方
手作業による`ppt to word`の変換プロセスに手間を感じ、コア業務に集中したい方
ファイル変換やメール返信における、ファイル間違いや送り漏れなどのミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでの受信をトリガーに、ファイル変換から返信までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
`ppt to word`のプロセスが自動処理されることで、ファイルの取り違えや変換形式の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとYoomを連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
続いてオペレーションで、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信したPPTファイルを指定します。
次に、RPAを設定し、出力形式をWordに指定しファイルを変換します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、ダウンロードしたWordファイルを添付してメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Gmailのメール送信アクションでは、送信先を任意に設定できます。また、本文や件名に固定テキストを入力したり、前段のオペレーションで取得したファイル名などの情報を変数として埋め込んだりすることも可能です。

■注意事項

Gmail、CloudConvertのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。