OneDriveにPowerPointファイルがアップロードされたら、オンラインツールでWordに変換してOutlookで送信する

■概要

PowerPointで作成した資料を、議事録や報告書としてWord形式で共有する際、手作業での変換やファイル添付に手間を感じていませんか。この手作業は、ファイル形式の変換ミスや共有漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、そうしたPowerPointからWordに変換する方法を探している方に最適で、OneDriveへのファイルアップロードを起点に、変換からOutlookでの共有までを自動化し、これらの課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PowerPointで作成した資料を定期的にWord形式に変換し、関係者に共有している方
• 手作業でのファイル変換やメール送信に手間を感じ、業務の効率化を検討している方
• より簡単なPowerPointからWordに変換する方法を導入し、関連業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードだけで自動でファイル変換とメール送信が完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、メール作成時の添付ファイル間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. 続いて、オペレーションの分岐機能で、新規アップロード時のみ、後続の処理に進むように設定します
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、対象のファイルをYoom上に取得します
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをWord形式に変換します
6. データ変換機能を活用し、変換後のファイル名を任意の形式に変更します
7. 最後に、Outlookの「メールを送る」アクションで、変換したWordファイルを添付し、指定の宛先にメールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象フォルダを任意で指定できます
• RPA機能では、利用するオンラインのファイル変換サイトや、サイト上での具体的な操作内容をご利用の環境に合わせて自由にカスタマイズ可能です
• データ変換機能を使用することで、変換後のWordファイルに特定の文字列を追加するなど、ファイル名を自由に設定できます
• Outlookのメール送信アクションでは、宛先や件名、本文を任意に設定でき、ファイル名などの動的な情報を本文に埋め込むことも可能です

■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。