OneDriveにPowerPointファイルがアップロードされたら、オンラインツールでWordに変換してOutlookで送信する
OneDriveにPowerPointファイルがアップロードされたら、オンラインツールでWordに変換してOutlookで送信する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Outlook
と
OneDrive
を自動連携できます。
PowerPointで作成した資料をWord形式に変換し、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。手動でのファイル変換や都度のメール作成は時間がかかるだけでなく、ファイルの添付ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、指定のOneDriveフォルダにPowerPointファイルをアップロードするだけで、オンラインツールを利用したWord形式への変換からOutlookでのメール送信までを完全に自動化し、一連の共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- PowerPointからWordへのファイル変換と共有を定型業務として行っている方
- OneDriveとOutlookを活用しており、ファイル共有プロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業によるファイル変換やメール送信のミスをなくし、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- OneDriveへのファイルアップロードを起点に、形式変換からOutlookでの送信までが自動実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業で起こりがちなファイルの変換ミスや、メールの添付・送信間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーが検知したファイルを取得します。
- YoomのRPA機能でオンラインのファイル変換サービスを操作し、ダウンロードしたPowerPointファイルをWord形式に変換します。
- ファイル名を整える処理を実行した後、Outlookの「メールを送る」アクションを設定し、変換後のWordファイルを添付して指定の宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の起点としたいファイルがアップロードされるドライブのIDを任意で設定してください。あわせて、監視対象とする特定のフォルダも指定することで、意図しないファイルのアップロードでワークフローが起動するのを防ぐことができます。
■注意事項
- OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
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