Outlookでファイルが送信されたら、RPAで100KBに圧縮しOneDriveに格納する

■概要

メールで受信したPDFファイルの容量が大きく、手動で圧縮して保存する作業に手間を感じていませんか。特に、PDFを100KBのような特定のサイズに都度圧縮する作業は、時間もかかり面倒な業務です。
このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、RPA機能がファイル圧縮サイトなどを操作し、自動でOneDriveに格納します。ファイル管理に関する一連の作業を自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPDFファイルを手作業で圧縮・保存している方
• 定期的にPDFを100KBなど特定のサイズに圧縮する必要がある業務担当者の方
• OutlookとOneDrive間のファイル管理を自動化し、手作業をなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのファイル受信からOneDriveへの格納までを自動化し、PDFを100KBなどに圧縮する手作業の時間を短縮できます
• 手動でのファイル圧縮やアップロード作業がなくなるため、圧縮漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」フローが起動するよう設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 添付ファイルがある場合、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションでファイルを取得します
5. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの圧縮サイトなどを利用してファイルを圧縮します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意のルールに沿って整理することも可能です
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、圧縮後のファイルを指定のフォルダへ格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意に設定できます
• 分岐機能では、前段で取得したメールの件名や添付ファイルの有無といった情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能では、操作したいファイル圧縮サイトのURLやクリックするボタン、テキストの入力箇所などを柔軟に設定できます
• データ変換機能やOneDriveへのアップロード設定では、固定値だけでなく前段のオペレーションで取得した情報を変数として利用し、ファイル名や格納先フォルダを動的に指定することが可能です

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。