■概要
Microsoft Teamsで共有されたJPGファイルを、オンラインツールを使って一つひとつPDFに変換し、手作業で保存することに手間を感じていませんか。この一連の作業は時間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsにJPGファイルが投稿されるだけで、オンラインでのPDF変換からOneDriveへの保存までを自動で完結させることができ、ファイル管理の手間を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft TeamsでJPGファイルを共有し、オンラインツールでPDFへ変換している方
- 手作業によるJPGからPDFへのファイル変換作業をなくし、業務を効率化したい方
- ファイル変換や保存におけるヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- オンラインツールでのJPGからPDFへの変換、保存までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイルの変換忘れや指定フォルダへの保存漏れといった、ヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにファイル付きのメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「フォルダ情報を取得する」と「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンライン変換ツールでの操作を記録します
- 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のPDFファイルを保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたい任意のチャネルを設定してください。
- RPA機能（ブラウザ操作）では、利用したいオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロードから変換ボタンのクリックまでの一連の操作を自由に設定できます。
- OneDriveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定することが可能です。
■注意事項
- Microsoft Teams、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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