Calendlyで予定が登録されたら、Zoomでミーティングを作成する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、手作業でZoomのミーティングURLを発行し、参加者に送付する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は、コピー＆ペーストのミスや、URLの発行漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、CalendlyとZoomを連携させることで、日程調整からミーティング発行までを完全に自動化し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyで確定した予定に対し、手動でZoomのURLを発行・送付している方
• CalendlyとZoomの連携をよりスムーズに行い、日程調整業務を効率化したい方
• オンラインでの商談や面談が多く、ミーティング設定の工数を削減したい営業・採用担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が登録されると、自動でZoomのミーティングが作成されるため、これまで手作業で行っていたURL発行などの時間を短縮できます。
• 手作業によるミーティングURLの発行漏れや、参加者への連絡ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとZoomをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでZoomを選択し、「ミーティングを作成」というアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomのミーティング作成オペレーションでは、ミーティングのトピック（件名）や議題などを任意で設定してください。
• Calendlyのトリガーから取得した、予定の日時や参加者の情報などを活用して、Zoomのミーティング情報を動的に設定することが可能です。

■注意事項

• ‍‍Calendly、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  　・ミーティングが終了したら
  　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398