Gmailで特定のラベルのメールを受信したら、データを抽出してCalendlyから予定を取得し通知する

■概要

Calendlyで調整した予定の詳細を、都度Gmailで確認し関係者に手動で連絡する作業に手間を感じていませんか。特に複数の予定が同時進行している場合、どのメールがどの予定に対応するかを管理するのは煩雑であり、連絡漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Gmailに特定のラベルが付いたメールをきっかけに、Calendlyから自動で予定を取得して通知できます。calendlyとgmail間の連携を自動化し、確認や連絡作業の手間を削減することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとGmailを使った日程調整後の、社内への情報共有に手間を感じている方
• Gmailで受信した調整確定メールの内容をもとに、Calendlyの予定を確認する作業を自動化したい方
• 手作業による連絡ミスを防ぎ、日程調整に関連するコミュニケーションを円滑にしたいと考えているチーム

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの確認からCalendlyで予定を特定し通知するまでの一連の流れが自動化されるため、手作業の時間を短縮できます
• 予定の特定ミスや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとCalendlyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から必要な情報（氏名やメールアドレスなど）を抽出します
4. 次に、オペレーションでCalendlyの「特定の予定詳細を取得」アクションを設定し、抽出した情報を基に該当する予定を検索します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した予定詳細を関係者に通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールのラベルを任意で設定してください
• Gmailで通知メールを送信するアクションでは、宛先や件名、本文などを任意で設定してください。本文には、前のオペレーションでCalendlyから取得した予定日時などの情報を組み込むことが可能です

■注意事項

• ‍‍Gmail、CalendlyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。