■概要
Calendlyで日程調整が完了するとGmailに通知が届きますが、その都度内容を確認してチームに共有する作業は手間がかかるものです。また、手作業での情報伝達は、共有漏れや内容の誤りといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローは、特定のGmail受信をきっかけにCalendlyの予定詳細を自動で取得し、Slackへ通知する一連の流れを自動化するため、こうした手作業による手間やミスを解消し、スムーズな情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- CalendlyとGmailを活用しており、日程調整後の社内共有を自動化したいと考えている方
- 手作業による情報共有での連絡漏れや、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 日程調整に関する一連の業務を効率化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailに届いたCalendlyの通知を起点に情報取得から共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で情報を取得し通知するため、手作業による転記ミスや重要な予定の共有漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Calendly、Gmail、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を活用し、「テキストを抽出する」アクションで受信したメール本文から必要な情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでCalendlyを選択し、「特定の予定詳細を取得」アクションで、抽出した情報をもとに具体的な予定内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、取得した予定詳細を指定のチャンネルに通知するよう設定します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackで通知するメッセージは、前のオペレーションで取得したCalendlyの予定情報（日時や参加者名など）といった動的な値と、任意の固定テキストを組み合わせて、自由に設定してください。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Gmail、Calendly、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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