Calendlyで特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら、Zoomのウェビナーに登録者を追加する

■概要

Calendlyで日程調整した後、手作業でZoomウェビナーへの参加者登録を行っていませんか？こうした二度手間は時間がかかるだけでなく、登録情報の転記ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Calendlyで予定が登録されると同時に、自動でZoomのウェビナーへ登録者を追加できます。CalendlyとZoomの連携を自動化し、一連の予約管理業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• CalendlyとZoomを使い、ウェビナーやイベントの予約を手作業で管理している方
• 予約者の情報を転記する際の入力ミスや登録漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
• 日程調整からウェビナー登録までを自動化し、より重要なコア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyで予定が登録されると自動でZoomに連携されるため、これまで手作業での登録に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、氏名やメールアドレスの入力間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとZoomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「特定のユーザーのカレンダーに予定が登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでZoomの「ウェビナーに登録者を追加」アクションを設定し、Calendlyで取得した情報をもとに登録処理を行います

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoomでウェビナーに登録者を追加するアクションを設定する際に、登録先のウェビナーIDや登録者の情報（氏名、メールアドレスなど）を任意で設定してください。氏名やメールアドレスには、トリガーとなったCalendlyの予定情報から取得した値を紐付けることで、動的な登録が可能です。

■注意事項

• ‍‍Calendly、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  　・ミーティングが終了したら
  　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398