Calendlyで予定が登録されたら、HubSpotでコンタクトのカスタムプロパティを更新する

■概要

Calendlyで日程調整が完了した後、その情報を手作業でHubSpotに転記する作業に手間を感じていませんか。この単純な転記作業は、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Calendlyで新しい予定が登録されると、自動でHubSpotのコンタクト情報が更新されます。CalendlyとHubSpotの連携を自動化し、顧客情報管理の精度と効率を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Calendlyで獲得したアポイント情報をHubSpotへ手作業で入力している営業担当者の方
• CalendlyとHubSpotを連携させ、手動でのデータ入力をなくし顧客対応を迅速化したい方
• データ転記ミスを防ぎ、HubSpot内の顧客情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Calendlyでの予定登録をトリガーにHubSpotのコンタクト情報が自動で更新されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れなどのヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの一貫性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CalendlyとHubSpotをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCalendlyを選択し、「予定が登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索」アクションを設定し、Calendlyで取得したメールアドレスなどを基に対象のコンタクトを特定します。
4. 最後に、同じくHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを更新」アクションを設定し、特定したコンタクトに対して予定日時などの情報を自動で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを更新」アクションでは、更新する項目を任意で設定できます。例えば、「次回会議予定」というカスタムプロパティに、Calendlyから取得した予定日時などの情報を変数として埋め込むといった設定が可能です。

■注意事項

• Calendly、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
• CalendlyのWebhook機能は、Calendlyの有料プランのみ利用可能です。