■概要
定期的に発生するExcelファイルのPDF変換作業に、時間や手間がかかっていると感じていませんか。手作業による変換は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えや変換漏れといったミスにも繋がりかねません。
このワークフローは、GmailのExcelファイルの受信に合わせてExcelファイルを自動でPDFに変換し、完了を通知する一連の流れを自動化します。ファイル変換ツールを探している方に最適な解決策であり、定型業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的に発生するExcelからPDFへの変換作業を自動化したいと考えている方
- Google Drive上でファイルを管理しており、手作業によるファイル変換をなくしたい方
- ファイル変換の抜け漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信をキーに自動処理されるため、手作業でExcelをPDFに変換する時間を削減し、より重要な業務に集中できます。
- 人の手を介さずに処理が完了するため、変換ミスやファイル名の付け間違い、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGmailをYoomと連携します。
- トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、任意のキーワードを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、Gmailに添付ファイルが存在するかをもとに、後続の処理を分岐させます。
- 正規表現によるデータの抽出オペレーションを追加し、ファイル名を特定の命名規則に変換します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでGmailに添付されたExcelファイルをアップロードします。
- オペレーションでGoogle Driveの「エクセルファイルをスプレッドシートに変換する」アクションと「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションを順に設定し、PDF形式でダウンロードするように指定します。
- 次に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、生成されたPDFファイルを任意のフォルダに保存します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいキーワードを任意で設定してください。
- 分岐機能では、Gmailの添付ファイルが存在する場合等の条件を任意で設定可能です。
- Google Driveの各アクションでは、変換対象のファイルが格納されているフォルダや、変換後のPDFを保存するフォルダを任意で指定してください。
- 正規表現によるデータの抽出を用いることで、元のファイル名から特定の部分を抽出し、変換後のPDFファイル名として利用するなど、柔軟な設定が可能です。
■注意事項
- Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 - ・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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