Freshsalesでコンタクトに特定の値を含むメモが追加されたら、テキストを抽出しGoogle カレンダーで予定を作成する

■概要

Freshsalesで顧客管理を行い、Google カレンダーでスケジュールを管理している場合、両ツール間の情報連携に手間を感じることはないでしょうか。例えば、Freshsalesのメモに記載したアポイント情報を手作業でGoogle カレンダーに登録する業務は、入力ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローは、FreshsalesとGoogle カレンダーの連携を自動化し、メモの内容から自動で予定を作成するため、こうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとGoogle カレンダー間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている方
• Freshsales上の顧客情報をもとにGoogle カレンダーへ予定を登録する作業を自動化したい方
• アポイント情報の転記ミスを防ぎ、正確なスケジュール管理を実現したい営業担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Freshsalesのメモ更新をきっかけに自動でGoogle カレンダーへ予定が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、予定の日時や内容の入力間違い、登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとGoogle カレンダーをYoomと連携します
2. トリガーでFreshsalesを選択し、「コンタクトが更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、更新されたコンタクトのメモに特定の値が含まれている場合のみ、後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションのAI機能で「テキスト抽出」アクションを設定し、メモの内容から予定作成に必要な情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでGoogle カレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を紐付けます
6. 最後に、オペレーションでFreshsalesの「ノートの新規作成」アクションを設定し、カレンダー登録が完了した旨をメモとして自動で記録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキスト抽出」アクションでは、Freshsalesのメモからどのような情報を抜き出すかを任意で設定してください。例えば、「アポイント日時」「訪問先」「概要」などを抽出項目として指定できます
• Google カレンダーの「予定を作成する」アクションでは、タイトルや説明欄に設定する内容を自由にカスタマイズできます。前のステップで抽出した値や固定のテキストを組み合わせて、分かりやすい予定を作成してください

■注意事項

• ‍‍Freshsales、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Freshsalesで更新する取引のメモ（Note）に「予定の開始日時」「予定の終了日時」「予定の説明」を記載してください。